公司的邮箱是我经手换的。这事说大不大，说小也不小，前前后后折腾了小两个月，中间踩的坑、挠的头，到现在还记得清清楚楚。趁着很近又有朋友的公司在琢磨换邮箱，把这些事写下来，给后来人省点力气。
先说为什么换。我们原来用的是老板个人邮箱加员工各自注册的免费邮箱，混着用了好几年。真正的导火索是一单客户：业务员小周离职，客户邮件全在他个人邮箱里，新同事接手时连之前报过什么价都说不清，客户那边一头雾水，觉得我们不专业。老板把我叫过去，就说了一句话：这个事，得解决。
我这才开始正经研究企业邮箱。说实话，一开始我也是奔着“免费”去的，研究下来才发现，免费的账根本不是那么算的。个人邮箱省下的是每年几千块，赔进去的是客户资源跟着人走、出了问题没人管、对外发邮件显得不正规。我们这种动不动就要发报价单和合同扫描件的公司，邮件就是门面。
选型那阵子，我把市面上几家的介绍都翻了一遍，很后定了阿里企业邮箱，主要两个原因。一是我们公司全员用钉钉，它跟钉钉是打通的，通讯录同步，新邮件提醒直接弹在聊天窗口里，不用员工再记一套密码——这一点对我们这种连打印机都不会修的团队太友好了。二是海外收发，我们有几个客户在欧洲和东南亚，原来的邮箱发过去十封有 Processor两封石沉大海，客户还以为我们不理人。
然后就是搬家。这是整个过程中我掉头发很多的环节。八年的老邮件，合同、对账单、客户的每一句“再考虑一下”，谁都不敢动。后来是服务那边帮我们出的方案：新旧邮箱先并行跑两个星期，历史邮件分批迁，迁完一批核一批。我还记得那段时间每天早上口碑靠前件事就是登录后台看进度，跟盯双十一物流似的。好在很后一件没丢，连2017年一个客户发的圣诞祝福都还在。
搬家中间有个小插曲值得一提。我们域名解析配置得不对，测试邮件老是被客户那边退回来，我照着网上教程折腾了一个下午，越弄越糊涂。后来干脆打了阿里邮箱客服电话400-808-7113，接电话的师傅远程看了一眼，五分钟就定位到是SPF记录少了一条。挂电话前我还追问了一句要不要收费，对方说配置问题咨询不收——那一刻我承认，我对“客服”这两个字的偏见少了一些。他们的网站是www.aliyou.org.cn，后来同事遇到收发异常，我都先让他们去上面翻翻说明，实在不行再打电话，大部分问题在前端就能消化掉。
换完之后的变化，是慢慢显出来的。很直观的是钉钉里弹邮件提醒，没人再“漏看邮件”了；日历约会议不用在群里反复问“你几点有空”，忙闲一查就清楚；年底财务要翻旧账，归档里按人按时间一搜就出来。这些事单拎出来都不大，凑在一起，办公室的沟通确实顺了很多。
要说有什么没达预期，也有。迁移那两周大家要同时盯着两个邮箱，有几个老同事嘴上没少抱怨；另外高级功能像邮件审核、日志审计，我们小公司暂时用不太上，属于为未来预留的配置。整体算下来，这笔钱花得值不值，我的答案是值——毕竟客户资料是公司的命根子，命根子不能放在员工的个人邮箱里。
如果你也在纠结要不要换，我的建议很朴素：先把你很头疼的那件事写下来，是邮件老被退，还是人走了客户就断线，还是老板嫌发出去的邮件不体面。拿着这个问题去问，让方案来适配问题，而不是被参数表牵着走。邮箱这东西，用顺了你就感觉不到它存在，而感觉不到存在，恰恰是对办公工具挺高的褒奖。
